Việc quán triệt, triển khai thực hiện Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện nghiêm túc. Ngay sau khi nhận được các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên về công tác văn thư, lưu trữ, Thường trực Huyện ủy đã chỉ đạo Văn phòng Huyện ủy sao gửi đến các cơ quan, đơn vị, các tổ chức cơ sở đảng, các tổ chức chính trị - xã hội cấp huyện để quán triệt và triển khai thực hiện.
Căn cứ các nghị định, quy định, hướng dẫn của cấp trên về công tác văn thư, lưu trữ, công tác bảo vệ bí mật nhà nước, Ban Thường vụ Huyện ủy đã ban hành Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quan hệ công tác của lưu trữ Cơ quan Huyện ủy; Quy định về công tác văn thư và công tác lưu trữ của Huyện ủy; Quyết định ban hành nội quy về bảo vệ bí mật nhà nước tại cơ quan Đảng, Mặt trận, tổ chức chính trị - xã hội trên địa bàn huyện; Quy định việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ đại hội đảng bộ, chi bộ trực thuộc Huyện ủy, nhiệm kỳ 2020-2025; Công văn về việc thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ, Công văn về việc tiếp tục tăng cường lãnh đạo, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội trên địa bàn huyện...
Công tác kiểm tra, giám sát về nghiệp vụ công tác Văn phòng được tăng cường. Cụ thể, năm 2020 Văn phòng Huyện ủy đã thành lập Tổ kiểm tra, hướng dẫn việc thu thập, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ Đại hội tại các đảng ủy xã, thị trấn. Năm 2022 và 2023, Văn phòng Huyện ủy thành lập Tổ kiểm tra công tác văn phòng cấp ủy, trong đó có nội dung về công tác văn thư, lưu trữ tại một số đảng bộ, chi bộ.
Hằng năm, Thường trực Huyện ủy chỉ đạo Văn phòng Huyện ủy phối hợp với Trung tâm chính trị huyện mở các lớp tập huấn nghiệp vụ Văn phòng cấp ủy cho cán bộ là Thường trực các cấp ủy cơ sở và cán bộ làm công tác văn phòng cấp ủy, văn thư, lưu trữ của các ban Huyện ủy, tổ chức chính trị - xã hội cấp huyện và các tổ chức cơ sở đảng. Đồng thời, cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn về công tác văn phòng, công tác văn thư, lưu trữ và công tác bảo vệ bí mật nhà nước do cấp trên tổ chức.
Chất lượng công tác văn thư của các cấp ủy, cơ quan đảng, các tổ chức chính trị - xã hội trên địa bàn huyện từng bước được nâng cao, đáp ứng tốt yêu cầu công việc. Việc phát hành, tiếp nhận và chuyển giao văn bản đi, đến đúng quy trình, quy định. Văn bản, tài liệu được quản lý chặt chẽ, bảo mật, an toàn.
Trong quy trình xây dựng, ban hành văn bản của Đảng đã thực hiện đúng theo Quy định số 66-QĐ/TW ngày 06/02/2017 của Ban Chấp hành Trung ương về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng; Hướng dẫn số 36-HD/VPTW ngày 03/4/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng. Việc ban hành văn bản đi đảm bảo đúng quy trình và được quản lý chặt chẽ từ khâu soạn thảo, thẩm định, lấy ý kiến đóng góp (đối với các văn bản quan trọng), trình ký và phát hành qua hai hình thức văn bản giấy và qua mạng thông tin diện rộng của cơ quan Đảng.
Các tổ chức chính trị - xã hội thực hiện nghiêm túc các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương về thể thức, thẩm quyền ban hành văn bản. Văn bản đến và đơn thư được tiếp nhận, phân phối, chuyển giao và giải quyết đảm bảo quy trình. Các loại sổ văn thư, văn phòng phẩm phục vụ cho công tác văn thư được đáp ứng đầy đủ, kịp thời. Việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ công việc thực hiện đạt kết quả bước đầu.
Công tác lưu trữ tại Đảng bộ huyện thời gian qua cũng đã có những chuyển biến tích cực. Kết thúc nhiệm kỳ hoạt động, Văn phòng Huyện ủy đã kịp thời đôn đốc, tiến hành thu thập toàn bộ tài liệu của cấp ủy huyện, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan để thực hiện việc chỉnh lý. Đồng thời, hướng dẫn các tổ chức cơ sở đảng tiến hành thu thập, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ đại hội và hồ sơ hoạt động của cấp ủy. Năm 2018, Văn phòng Huyện ủy đã tiến hành chỉnh lý tài liệu Phông cơ quan lãnh đạo Đảng, các ban, Văn phòng Huyện ủy, Trung tâm chính trị huyện, nhiệm kỳ 2010-2015 và Mặt trận và các tổ chức chính trị - xã hội huyện, cụ thể: Phông Ủy ban Mặt trận, nhiệm kỳ 2008-2014; phông Liên đoàn Lao động huyện, nhiệm kỳ 2008-2013 và nhiệm kỳ 2013-2018; phông Hội Liên hiệp Phụ nữ huyện, nhiệm kỳ 2006-2011 và 2011-2016; phông Hội Liên hiệp thanh niên huyện, nhiệm kỳ 2007-2012 và nhiệm kỳ 2012-2017; phông Hội nông dân huyện, nhiệm kỳ 2002-2007, nhiệm kỳ 2007-2012 và nhiệm kỳ 2012-2017; phông Hội Cựu chiến binh huyện (từ năm 2002-2017). Năm 2022, đã hoàn thành việc chỉnh lý tài liệu của cấp ủy huyện, các ban Huyện ủy, Ủy ban kiểm tra, Văn phòng Huyện ủy, Mặt trận và các tổ chức chính trị - xã hội huyện, nhiệm kỳ 2015-2020 để nộp vào lưu trữ theo quy định.
Song song với công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu, giao nộp vào Lưu trữ, Huyện ủy Tuyên Hóa và các tổ chức cơ sở đảng cũng thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu văn kiện của cấp ủy vào mạng công nghệ thông tin để lưu trữ phục vụ khai thác, sử dụng trên mạng thông tin diện rộng của Đảng. Việc tìm kiếm văn bản trong cơ sở dữ liệu văn kiện Đảng được lãnh đạo, chuyên viên, cán bộ, nhân viên từ huyện đến cơ sở khai thác thường xuyên và liên tục, góp phần phục vụ đắc lực cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy đảng các cấp. Hàng năm, Lưu trữ cơ quan tổ chức phục vụ cho hàng trăm lượt người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy, chính quyền ở địa phương và biên soạn lịch sử đảng, lịch sử truyền thống các ngành.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin để văn bản hóa các hoạt động của cấp ủy ngày càng đi vào nền nếp. Ban Thường vụ Huyện ủy quan tâm đầu tư trang thiết bị như máy tính, máy Scan để phục vụ công tác số hóa văn bản, tài liệu của cấp ủy huyện. Huyện ủy và các ban đảng thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu vào mạng thông tin diện rộng để phục vụ khai thác. Ban Thường vụ Huyện ủy đã ban hành công văn về việc tăng cường ứng dụng, khai thác mạng thông tin diện rộng của Đảng và bảo vệ bí mật nhà nước và quy định về việc triển khai chữ ký số trong cơ quan, tổ chức đảng huyện Tuyên Hóa. Mỗi đảng bộ xã, thị trấn cũng bố trí từ 01 đến 02 máy tính cài đặt mạng thông tin diện rộng của Đảng để thực hiện việc gửi nhận văn bản và khai thác tài liệu.
Tuy nhiên, bên cạnh kết quả đạt được, công tác văn thư, lưu trữ ở Đảng bộ huyện Tuyên Hóa vẫn còn một số vấn đề, như: Một số cơ quan, đơn vị triển khai quán triệt, hướng dẫn, tổ chức thực hiện văn bản mới ban hành trên lĩnh vực văn thư, lưu trữ có khi chưa kịp thời; nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ ở một số tổ chức đảng, cơ quan, đơn vị, một số cán bộ chưa cao nên chất lượng có mặt hạn chế. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ mới đạt kết quả bước đầu do hạ tầng còn thiếu. Đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng của các ban đảng, các tổ chức chính trị - xã hội và đảng ủy cơ sở còn kiêm nhiệm nhiều việc nên chưa thực sự quan tâm cho công tác văn thư, lưu trữ...
Trong thời gian tới, Đảng bộ huyện Tuyên Hóa xác định tập trung một số nhiệm vụ trọng tâm sau:
1. Tiếp tục quán triệt, triển khai thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương, của Tỉnh ủy, Văn phòng Tỉnh ủy về công tác văn thư, lưu trữ. Quan tâm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ.
2. Thường xuyên phối hợp tổ chức các lớp tập huấn về nghiệp vụ cho cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ. Tiếp tục cập nhật cơ sở dữ liệu văn kiện của Huyện ủy đưa vào mạng diện rộng để phục vụ khai thác, sử dụng trên mạng thông tin diện rộng của Đảng.
3. Tăng cường công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu của các tổ chức đã kết thúc nhiệm kỳ hoạt động để giao nộp vào lưu trữ theo quy định.
4. Tiếp tục đầu tư cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ; hiện đại hóa hệ thống bảo quản tài liệu tại Lưu trữ cơ quan. Quan tâm bố trí kinh phí thực hiện các nội dung của công tác văn thư lưu trữ, nhất là ở cấp cơ sở.
5. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát, hướng dẫn việc thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương, của Tỉnh ủy, Văn phòng Tỉnh ủy về công tác văn thư, lưu trữ. Kịp thời phát hiện những thiếu sót, khuyết điểm trong công tác văn thư, lưu trữ để có biện pháp chỉ đạo, hướng dẫn nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội trong huyện ngày càng đi vào nền nếp.
Phan Thị Sáu