Văn phòng Bộ Quốc phòng tích cực, chủ động trong công tác chuyển đổi số

Thượng tướng Nguyễn Văn Hiền, Ủy viên Trung ương Đảng, Thứ trưởng Bộ Quốc phòng làm việc với Văn phòng Bộ Quốc phòng về triển khai ứng dụng AI, tháng 8/2026.

Tích cực đổi mới phương thức quản lý, điều hành

Xác định chuyển đổi số là nhiệm vụ trọng tâm, có ý nghĩa chiến lược trong nâng cao chất lượng, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ, Đảng ủy, chỉ huy Văn phòng Bộ Quốc phòng đã tập trung lãnh đạo, chỉ đạo, triển khai đồng bộ các giải pháp phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số, gắn với thực hiện nhiệm vụ chính trị trọng tâm của cơ quan. Trên cơ sở quán triệt Nghị quyết số 3488-NQ/QUTW ngày 29/01/2025 của Quân ủy Trung ương, Đảng ủy Văn phòng Bộ Quốc phòng đã ban hành Kế hoạch số 148-KH/ĐU ngày 23/4/2026 về triển khai thực hiện nhiệm vụ đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số trong Đảng bộ năm 2026. Đồng thời, chủ động phối hợp, tham mưu với Thủ trưởng Bộ Quốc phòng, các ban chỉ đạo của Quân ủy Trung ương, Bộ Quốc phòng lãnh đạo, chỉ đạo triển khai toàn diện, hiệu quả các nhiệm vụ về chuyển đổi số, cải cách hành chính và thực hiện Đề án 06.

Thủ trưởng Tổng cục Chính trị kiểm tra công tác chuyển đổi số, số hóa tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng, tháng 9/2025.

Điểm nổi bật trong quá trình triển khai là sự chuyển biến từ nhận thức đến hành động, từ ứng dụng công nghệ thông tin đơn lẻ sang đổi mới tổng thể phương thức quản lý, điều hành và xử lý công việc trên môi trường số. Minh chứng rõ nét là Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành do Văn phòng Bộ Quốc phòng làm cơ quan chủ quản. Được đầu tư xây dựng, vận hành trên mạng truyền số liệu quân sự, hệ thống đáp ứng yêu cầu phát hành, gửi, nhận và xử lý văn bản điện tử có ký số toàn trình, bảo đảm nhanh chóng, hiệu quả, an toàn, phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ huy, quản lý, điều hành của lãnh đạo, chỉ huy các cấp trong toàn quân. Theo báo cáo kết quả 6 tháng đầu năm 2026, hệ thống đã được triển khai tại hơn 4.500 cơ quan, đơn vị, với trên 200.000 tài khoản người dùng. Tính đến ngày 30/9/2026, tỷ lệ văn bản điện tử được ban hành bằng ký số cá nhân toàn trình của Bộ Quốc phòng đạt trên 92,63%; tỷ lệ văn bản điện tử có độ mật là “Mật” được gửi, nhận trên hệ thống đạt 97,44%.

Những con số nêu trên không chỉ phản ánh quy mô ứng dụng công nghệ số mà còn cho thấy sự thay đổi căn bản trong phương thức xử lý công việc. Việc tiếp nhận, phân loại, theo dõi, đôn đốc và giải quyết văn bản được thực hiện trên môi trường điện tử góp phần rút ngắn thời gian xử lý, nâng cao tính chính xác, kịp thời, tạo điều kiện để lãnh đạo, chỉ huy các cấp theo dõi, kiểm soát tiến độ thực hiện nhiệm vụ sát thời gian thực.

Thực hiện phòng họp không giấy tại Văn phòng Bộ Quốc phòng.

Bên cạnh đó, Văn phòng Bộ Quốc phòng duy trì hoạt động ổn định, thông suốt các hệ thống quản lý văn bản và điều hành trên Trục liên thông văn bản quốc gia và Hệ thống điều hành tác nghiệp các cơ quan Đảng, phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử giữa Bộ Quốc phòng với các cơ quan Đảng, Chính phủ và các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước. Đến thời điểm hiện nay, 100% văn bản điện tử giữa Bộ Quốc phòng và các cơ quan bên ngoài được gửi, nhận qua các hệ thống mạng chuyên dùng của Đảng và Chính phủ. Đặc biệt, Văn phòng Bộ Quốc phòng tiếp tục phối hợp với các cơ quan chức năng triển khai kế hoạch gửi, nhận và xử lý văn bản điện tử có độ mật Tối mật trên mạng truyền số liệu quân sự; đây là bước đi quan trọng, hướng tới mở rộng phạm vi xử lý công việc trên môi trường số, đồng thời đáp ứng yêu cầu đặc thù về bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật quân sự.

Thúc đẩy ứng dụng công nghệ trong công tác văn phòng

Nếu việc triển khai Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành tạo nền tảng cho phương thức làm việc số thì ứng dụng AI đang mở ra hướng đổi mới sâu hơn trong hoạt động của Văn phòng Bộ Quốc phòng. Hiện nay, Văn phòng Bộ Quốc phòng đang phối hợp với Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông Quân đội (Viettel) nghiên cứu, xây dựng, tích hợp các ứng dụng AI trên Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành, hướng tới triển khai cho hệ thống văn phòng trong toàn quân. Các chức năng được nghiên cứu, phát triển gồm: Bóc tách thông tin văn bản bằng công nghệ nhận dạng ký tự (OCR); gợi ý phân giao văn bản; chatbot hỗ trợ hỏi đáp; kiểm tra chính tả, thể thức văn bản; tự động dự thảo văn bản, phiếu trình...

Thiếu tướng Lê Văn Dũng, Phó Chánh Văn phòng Bộ Quốc phòng phát biểu khai mạc lớp đào tạo, tập huấn xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 năm 2026 khu vực phía Bắc, tháng 9/2026.

Đáng chú ý, một số chức năng đã bước đầu phát huy hiệu quả tích cực, nhất là bóc tách thông tin và gợi ý phân giao văn bản, góp phần giảm thời gian tiếp nhận, xử lý công việc, hỗ trợ thiết thực cho các Bộ Chỉ huy quân sự cấp tỉnh và Ban Chỉ huy quân sự cấp xã. Thay vì phải thực hiện hoàn toàn thủ công các thao tác tiếp nhận, đọc, phân loại và chuyển giao văn bản, cán bộ có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ để nâng cao tốc độ xử lý, giảm những thao tác lặp lại, dành nhiều thời gian hơn cho công tác nghiên cứu, tổng hợp và tham mưu. Việc đưa AI vào công tác văn phòng cho thấy tư duy chuyển đổi số đang có sự thay đổi về chất, từ số hóa quy trình sang từng bước ứng dụng công nghệ thông minh nhằm nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc.

Bên cạnh tính cực, chủ động trong ứng dụng công nghệ, Văn phòng Bộ Quốc phòng chú trọng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. Trong 10 tháng đầu năm 2026, cơ quan đã tổ chức 2 lớp đào tạo kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số cho 230 cán bộ, nhân viên văn thư, bảo mật, lưu trữ toàn quân; 3 lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước, kiểm soát thủ tục hành chính, chuyển đổi số và áp dụng Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015. Ngoài ra, Văn phòng Bộ Quốc phòng còn chú trọng đưa nội dung ứng dụng AI trong công tác văn phòng vào chương trình giáo dục chính trị; phát động Phong trào thi đua “Đổi mới sáng tạo, phát triển khoa học, công nghệ, chuyển đổi số, chuyển đổi xanh”, tạo động lực thúc đẩy tinh thần chủ động học tập, nghiên cứu, ứng dụng công nghệ trong đội ngũ cán bộ, nhân viên.

Một dấu ấn khác trong công tác chuyển đổi số ở Văn phòng Bộ Quốc phòng là sự chủ động, đi đầu trong số hóa tài liệu lưu trữ, hình thành dữ liệu chuyên ngành về tài liệu lưu trữ số, góp phần bảo tồn, phát huy giá trị nguồn tài liệu lịch sử quý hiếm. Ngay từ năm 2014, Văn phòng Bộ Quốc phòng đã tham mưu, đề xuất với Thủ trưởng Bộ Quốc phòng đầu tư xây dựng và triển khai Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số cho 13 kho lưu trữ lịch sử của Bộ Quốc phòng và các cơ quan, đơn vị. Đến thời điểm hiện nay, toàn quân đã số hóa được trên 102 triệu trang tài liệu (riêng Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng số hóa trên 6 triệu trang), sẵn sàng phục vụ khai thác, chia sẻ theo quy định.

Văn phòng Bộ Quốc phòng kiểm tra công tác văn thư, bảo mật lưu trữ tại Trường Sĩ quan Lục quân 2, tháng 7/2026.

Những kết quả này không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, tra cứu, khai thác tài liệu mà còn có ý nghĩa quan trọng trong bảo quản lâu dài, hạn chế tác động trực tiếp đến tài liệu gốc, nhất là những tài liệu có giá trị lịch sử. Từ những kho tài liệu lưu trữ truyền thống, việc từng bước hình thành cơ sở dữ liệu chuyên ngành đang tạo nền tảng để đổi mới toàn diện công tác lưu trữ trong Bộ Quốc phòng, hướng tới quản lý tập trung, khai thác thuận tiện, an toàn và hiệu quả. Đây cũng là một trong những minh chứng cho thấy chuyển đổi số tại Văn phòng Bộ Quốc phòng không chỉ tập trung giải quyết những yêu cầu trước mắt mà còn được triển khai với tầm nhìn dài hạn, tạo dựng nguồn tài nguyên dữ liệu phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu và thực hiện nhiệm vụ quân sự, quốc phòng.

Dấu ấn trong cải cách hành chính, phục vụ người dân và doanh nghiệp

Không chỉ chủ động, tích cực trong đổi mới phương thức làm việc nội bộ, Văn phòng Bộ Quốc phòng còn thể hiện rõ vai trò cơ quan tham mưu, hướng dẫn, đôn đốc triển khai cải cách hành chính, kiểm soát thủ tục hành chính, thúc đẩy cung cấp dịch vụ công trực tuyến trong toàn quân. Trong 6 tháng đầu năm 2026, Văn phòng Bộ Quốc phòng đã tham mưu xây dựng, trình Thủ trưởng Bộ Quốc phòng ban hành 4 kế hoạch liên quan đến công tác cải cách hành chính, kiểm soát thủ tục hành chính; ban hành 28 văn bản chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị tiếp tục rà soát, cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính và điều kiện kinh doanh. Đồng thời, phối hợp xây dựng, trình ban hành 4 kế hoạch kiểm tra công tác phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số, thực hiện Đề án 06, cải cách hành chính và kiểm soát thủ tục hành chính nội bộ đối với 36 cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng và đã hoàn thành kiểm tra 32 cơ quan, đơn vị.

Văn phòng Bộ Quốc phòng kiểm tra công tác số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại Quân đoàn 34, tháng 10/2025.

Trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ công trực tuyến, những kết quả đạt được tiếp tục cho thấy sự chuyển biến tích cực, đáng ghi nhận. Hiện nay, Bộ Quốc phòng đang quản lý 186 thủ tục hành chính, trong đó đã triển khai trực tuyến 105 thủ tục, gồm 73 thủ tục toàn trình và 32 thủ tục một phần, hoàn thành chỉ tiêu 100% thủ tục hành chính đủ điều kiện thực hiện trực tuyến theo yêu cầu của Chính phủ. Chỉ tính riêng trong 5 tháng đầu năm 2026, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính Bộ Quốc phòng đã tiếp nhận 25.800 hồ sơ trực tuyến; giải quyết 25.654 hồ sơ, còn 146 hồ sơ đang giải quyết; tỷ lệ giải quyết trước và đúng hạn đạt 99%.

Cùng với đó, Bộ Quốc phòng đã hoàn thành kết nối, khai thác Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Hệ thống định danh, xác thực điện tử VNeID; tiếp tục phối hợp triển khai kết nối, khai thác các cơ sở dữ liệu của các bộ, ngành, tạo điều kiện nâng cao chất lượng giải quyết thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu. Đặc biệt, kết quả cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính đã mang lại hiệu quả thiết thực. Với vai trò tham mưu, tổng hợp, đôn đốc của Văn phòng Bộ Quốc phòng và sự phối hợp của các cơ quan chức năng, Bộ Quốc phòng đã hoàn thành 100% chỉ tiêu Chính phủ giao về cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính, điều kiện kinh doanh. Cụ thể, đã cắt giảm, đơn giản hóa 40 thủ tục hành chính; tổng thời gian giải quyết giảm từ 475 ngày xuống còn 233 ngày, đạt tỷ lệ 50,94%, vượt 0,94% so với chỉ tiêu Chính phủ giao. Tổng chi phí tuân thủ tiết kiệm được ước tính 9,059 tỷ đồng/năm, đạt tỷ lệ 33,7%, vượt 3,7% so với chỉ tiêu được giao. Đối với điều kiện kinh doanh thuộc phạm vi quản lý của Bộ Quốc phòng, đã đề xuất cắt giảm 31/61 điều kiện, đạt tỷ lệ 50,81%. Đồng thời, thực hiện phân cấp thẩm quyền giải quyết 156/201 thủ tục hành chính thuộc 17 lĩnh vực, đạt tỷ lệ 77,62%, vượt 7,62% so với chỉ tiêu theo chỉ đạo của Trung ương.

Đằng sau những con số trên là sự thay đổi thực chất về phương thức quản lý, giảm thời gian, chi phí, tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp; nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực quân sự, quốc phòng.

Hướng tới hệ sinh thái số trong công tác văn phòng

Những kết quả đạt được là nền tảng quan trọng, song yêu cầu chuyển đổi số trong tình hình mới đang đặt ra những nhiệm vụ ngày càng cao đối với Văn phòng Bộ Quốc phòng. Thực tiễn triển khai cũng cho thấy vẫn còn những khó khăn cần tiếp tục tháo gỡ, nhất là việc xây dựng dữ liệu dùng chung, kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các ngành; số hóa, tự động hóa quy trình nghiệp vụ; hoàn thiện hạ tầng công nghệ và bảo đảm an toàn thông tin. Trước yêu cầu đó, Văn phòng Bộ Quốc phòng xác định tiếp tục đổi mới tư duy, phương pháp công tác, đẩy mạnh nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học, công nghệ, hướng tới chuyển đổi số toàn diện trong hoạt động của cơ quan văn phòng. Một trong những định hướng đáng chú ý là nghiên cứu, hoàn thiện, báo cáo đề xuất xây dựng “Hệ sinh thái số quản lý, chỉ đạo, điều hành trong công tác văn phòng” thuộc Đề án chuyển đổi số điều chỉnh giai đoạn 2026 - 2030. Hệ sinh thái được định hướng thiết kế, quy hoạch tổng thể, bảo đảm kế thừa, đồng bộ, thống nhất với các đề án chuyển đổi số của Trung ương và Bộ Quốc phòng, hướng tới đưa mọi hoạt động nghiệp vụ của ngành văn phòng toàn quân và công tác lãnh đạo, chỉ huy, điều hành lên môi trường số.

Cùng với đó, Văn phòng Bộ Quốc phòng tiếp tục phối hợp nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ công trực tuyến, số hóa tài liệu, đổi mới phong trào “Bình dân học vụ số” và phối hợp hoàn thiện Bộ chỉ số đánh giá hiệu quả công việc (KPI) các lĩnh vực về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số và cải cách hành chính, bảo đảm khách quan, chính xác, sát thực tế, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành. Nghiên cứu mở rộng các tính năng trợ lý ảo; tối ưu hóa Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành, nhất là phân hệ quản lý, theo dõi nhiệm vụ được giao; phát triển phiên bản di động trên mạng 5G dùng riêng của Bộ Quốc phòng. Đặc biệt, việc triển khai phòng họp không giấy đối với các phòng họp của Quân ủy Trung ương, Thủ trưởng Bộ Quốc phòng có bảo mật của Ban Cơ yếu Chính phủ, hướng tới mở rộng phạm vi phục vụ các cuộc họp có độ mật đến Tối mật, cùng với việc mở rộng gửi, nhận, xử lý văn bản điện tử có độ Tối mật, được xác định là những nhiệm vụ quan trọng trong thời gian tới. Đối với lĩnh vực lưu trữ, Văn phòng Bộ Quốc phòng tiếp tục hoàn thiện quy trình, nghiệp vụ của Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số, triển khai cho Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng và các kho lưu trữ lịch sử ngành quốc phòng; từng bước nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác và chia sẻ tài liệu trên nền tảng số.

Có thể khẳng định, từ những bước đi chủ động trong số hóa tài liệu lưu trữ, triển khai hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy mô lớn, mạnh dạn ứng dụng AI đến những kết quả cụ thể trong cải cách hành chính, cung cấp dịch vụ công trực tuyến, với quyết tâm chính trị cao, tinh thần chủ động, sáng tạo và những định hướng cụ thể, sát thực tiễn, Văn phòng Bộ Quốc phòng tiếp tục là điểm sáng trong công tác chuyển đổi số, góp phần nâng cao chất lượng tham mưu, giúp việc Quân ủy Trung ương, Bộ Quốc phòng, đáp ứng yêu cầu xây dựng Quân đội cách mạng, chính quy, tinh nhuệ, hiện đại trong tình hình mới.