Sau sáp nhập, tài liệu lưu trữ có bị thất lạc?
Lưu trữ bằng nhiều cách
Sau sắp xếp đơn vị hành chính, phường Hồng Bàng có hơn 113.200 người. Vì thế thủ tục, hồ sơ đất đai, hộ tịch, ngân sách đến các quyết định hành chính… phải chuyển về kho hoặc trụ sở mới. Tuy nhiên, đó không phải là bài toán quá khó đối với phường Hồng Bàng.
Từ năm 2011, Hồng Bàng đi đầu trong chuyển đổi số của thành phố Hải Phòng. 100% số hồ sơ hộ tịch được số hóa nên khi sáp nhập các đơn vị hành chính khác, hệ thống số hóa đồng bộ tổng hợp, phân tách dữ liệu tiện lợi, bảo mật và tiết kiệm thời gian. Những năm qua, cán bộ tư pháp số hóa hộ tịch và chuyển dần dữ liệu dùng chung, quốc gia và hình thành thói quen xử lý dữ liệu trên nền tảng công nghệ.
Đây cũng là địa phương áp dụng hiệu quả quy trình ISO 9001:2015 vào các quy trình nghiệp vụ công tác tổ chức xây dựng Đảng như công tác kết nạp đảng viên, trao huy hiệu Đảng, bổ nhiệm cán bộ, thành lập tổ chức Đảng…
Phó Chánh văn phòng HĐND - UBND phường Hồng Bàng Hà Thị Biên cho biết: “Cùng với việc sáp nhập đơn vị hành chính cấp xã, chúng tôi huy động các phòng rà soát, sắp xếp tài liệu bản cứng để đưa vào kho lưu trữ; còn tài liệu điện tử được lập file, danh mục và đưa lên hệ thống số hóa. Trước đây, phường từng có dự án lưu trữ điện tử hiệu quả nên việc này triển khai khá thuận lợi. Tiếp đó, tổ công tác được thành lập để kiểm kê toàn bộ hồ sơ, phân loại theo từng lĩnh vực, lập danh mục và biên bản bàn giao cụ thể. Trong quá trình vận chuyển, hồ sơ bản cứng được bảo quản cẩn thận, tránh ẩm mốc, cong vênh”.
Trong số các loại tài liệu, dễ thất lạc nhất là hồ sơ đất đai, bản đồ đo đạc và giấy chứng nhận liên quan. Thực tế, việc mất giấy tờ khiến nhiều hộ gia đình chưa thể làm được giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, do đó những hồ sơ này cần được lưu giữ đặc biệt cẩn trọng.
Phó Chủ tịch UBND xã Thanh Hà Nguyễn Thị Thúy cho biết, đối với hồ sơ quan trọng này, xã đã tham mưu cấp ủy, chính quyền bố trí lưu trữ trong tủ chống cháy, phân loại theo năm và loại hình. “Kho bảo lưu hồ sơ được vệ sinh định kỳ, kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm để tài liệu luôn trong tình trạng tốt. Việc bảo quản chặt chẽ giúp cán bộ thuận tiện trong tra cứu khi cần”, bà Thúy nhấn mạnh.
Nhờ cách làm bài bản, nghiêm túc, nỗi lo thất lạc tài liệu sau sáp nhập hầu như không còn, thay vào đó là hệ thống lưu trữ an toàn, hiện đại, đáp ứng yêu cầu tra cứu và quản lý.
Bàn giao nghiêm ngặt, không để sót lọt
Theo cán bộ Phòng Lưu trữ (Sở Nội vụ Hải Phòng), lưu trữ tài liệu khó nhất ở giai đoạn bàn giao giấy tờ, hồ sơ khi các bên thực hiện sáp nhập đơn vị hành chính. Luật Lưu trữ 2011 đã nêu rõ: Tài liệu của cơ quan nhà nước là tài sản của toàn dân, khi sáp nhập phải bàn giao đầy đủ cho đơn vị kế thừa. Công chức, viên chức, người lao động thống kê, đóng gói hồ sơ, tài liệu về các công việc đã hoàn thành và hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành.
Đối với công việc chưa hoàn thành, cần lập danh mục rõ ràng. Giao nộp nguyên trạng hồ sơ, tài liệu. Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy cần kịp thời phối hợp với lưu trữ cơ quan và đơn vị quản lý, vận hành hệ thống thực hiện bàn giao hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành cho đơn vị, cá nhân có nhiệm vụ tiếp tục giải quyết.
Phó Giám đốc Bảo hiểm xã hội cơ sở Nam Sách Nguyễn Thị Thu Hương cho biết, sắp tới các đơn vị bảo hiểm xã hội ở cơ sở tiếp tục sáp nhập. Thời điểm này hồ sơ, thủ tục hành chính liên quan bắt đầu được lưu trữ. “Việc kết hợp giữa kho lưu trữ đạt chuẩn và hệ thống số hóa dữ liệu tạo nên lá chắn kép chống thất lạc tài liệu. Lưu trữ là công việc thầm lặng nhưng quan trọng. Nếu bảo quản tốt, tài liệu sẽ đồng hành với nhiều thế hệ cán bộ, phục vụ phát triển địa phương lâu dài”, bà Hương nói.
Thời điểm này các tài liệu hiện được cấp xã quản lý, tài liệu cũ đã được niêm yết để chờ cấp trên hướng dẫn. Ngoài việc lưu trữ bằng phương pháp thông thường, nhiều địa phương triển khai số hóa hồ sơ, đưa dữ liệu lên hệ thống quản lý văn bản và điều hành điện tử. Tài liệu được quét, gắn mã định danh, lưu trên máy chủ và sao lưu trên nền tảng điện toán đám mây. Với cơ sở dữ liệu điện tử sẽ hạn chế nguy cơ thất lạc tài liệu. Dù hồ sơ giấy có hư hỏng hay gặp sự cố thiên tai vẫn có bản sao lưu để phục vụ tra cứu, giải quyết thủ tục cho người dân.
