Tập trung chỉnh lý, số hóa tài liệu, sắp xếp bộ máy

Ông Nguyễn Hoàng Nhi, cán bộ văn thư - lưu trữ Văn phòng Huyện ủy Long Mỹ, kiểm tra, phân loại hồ sơ phục vụ công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu.

Là công việc âm thầm, không mấy người biết đến, nhưng công tác văn thư - lưu trữ lại đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác đến từng chi tiết. Gắn bó gần 6 năm với công việc này, bà Cao Thị Kiều Dỉm, công chức văn phòng - thống kê xã Xà Phiên, chia sẻ: “Có thời điểm phải làm việc liên tục để sắp xếp hồ sơ sau một năm công việc, đối chiếu với danh mục hồ sơ đã ban hành, lưu trữ hồ sơ theo trình tự nhất định. Công việc nhiều nên áp lực lớn nhất là sợ làm thất lạc. Một tài liệu lưu thiếu, lưu nhầm cũng có thể gây khó khăn cho công tác tra cứu, khai thác và quản lý, lưu trữ sau này”.

Thực tế cho thấy, phần lớn công chức văn phòng cấp xã hiện nay đều kiêm nhiệm nhiều đầu việc, không có cán bộ chuyên trách cho công tác văn thư - lưu trữ. Theo ông Dương Duy Thanh, công chức văn phòng - thống kê xã Thuận Hưng, lượng hồ sơ các ngành chuyển về mỗi năm rất lớn, nhưng việc chỉnh lý chỉ mới dừng lại ở mức cơ bản, dễ tìm chứ chưa thể thực hiện đầy đủ theo quy trình 23 bước như quy định. Vì vậy, việc trang bị kỹ năng cho cán bộ làm công tác này là cần thiết.

Đầu tháng 5 vừa qua, UBND huyện Long Mỹ phối hợp Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh tổ chức hội nghị tập huấn hướng dẫn và thực hành, nội dung sát với quy trình chỉnh lý, phân loại, phục vụ hiệu quả cho bảo quản, khai thác lâu dài. Sau lớp tập huấn, nhiều cán bộ cấp xã, thị trấn bắt tay áp dụng ngay vào thực tiễn.

Bà Cao Thị Kiều Dỉm cho biết, buổi tập huấn đã giúp bà nắm vững hơn các bước trong quy trình chỉnh lý hồ sơ và một số nguyên tắc cần phải tuân theo, rà soát toàn bộ hồ sơ hiện có của đơn vị cũ; dễ dàng bóc tách, loại bỏ những tài liệu trùng lặp, không còn giá trị. Đồng thời, bố trí hồ sơ hợp lý hơn để khi cần có thể tra cứu nhanh chóng, chính xác.

“Cấp xã cần được bố trí nhân sự chuyên trách để theo dõi hồ sơ, vệ sinh kho, bảo quản hồ sơ lưu không bị hư hỏng. Có như vậy, công tác văn thư - lưu trữ mới được thực hiện đúng theo 23 bước. Hoặc cần thiết có kinh phí thuê đơn vị chuyên môn thực hiện chỉnh lý, số hóa, phục vụ cho công tác quản lý lâu dài”, ông Thanh đề xuất.

Ở cấp huyện, công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu càng đòi hỏi sự tập trung và đồng bộ hơn. Là người trực tiếp tham mưu và thực hiện nhiệm vụ này, ông Nguyễn Hoàng Nhi, cán bộ văn thư - lưu trữ Văn phòng Huyện ủy, cho rằng: “Khối lượng hồ sơ lớn, thời gian gấp, lại thiếu nhân lực, thiết bị, tài chính, nên càng phải chủ động, kỹ lưỡng”.

Từ đó, ông Nhi đã tham mưu thành lập hai tổ chuyên trách, phối hợp với các ban xây dựng Đảng, Trung tâm Chính trị huyện, MTTQ và các đoàn thể huyện, đảng ủy các xã, thị trấn đẩy nhanh tiến độ, đảm bảo hoàn thành chỉnh lý, số hóa tài liệu trước ngày 30-5-2025.

Không chỉ tham mưu, ông Nhi còn trực tiếp xây dựng kế hoạch chi tiết cho bản thân, chủ động đề xuất trang thiết bị cần thiết phục vụ số hóa như máy scan chuyên dụng; hướng dẫn cơ sở thực hiện quy trình giao - nhận, kiểm tra, bảo quản, đối chiếu tài liệu đúng quy định, đảm bảo tuyệt đối bí mật, không làm xáo trộn nội dung hồ sơ gốc.

Chia sẻ về tâm huyết của mình, ông Nhi bộc bạch: “Theo quy định, mỗi tuần đều có ngày nghỉ nhưng với khối lượng công việc nhiều và yêu cầu tiến độ gấp, bản thân là một cán bộ, đảng viên, tôi luôn tâm niệm phải nỗ lực trong mọi nhiệm vụ được giao, làm việc hết mình cả những ngày nghỉ, buổi tối… cố gắng hoàn thành đúng thời gian. Hy vọng sau khi kết thúc hoạt động cấp huyện, được Đảng và Nhà nước bố trí một công việc phù hợp với chuyên môn hiện tại để tôi tiếp tục được cống hiến”.

Song song với chỉnh lý hồ sơ, huyện Long Mỹ cũng đang khẩn trương sắp xếp lại tổ chức bộ máy hành chính, chuẩn bị cho việc sáp nhập các đơn vị hành chính cấp xã. Hiện toàn huyện có 150 cán bộ, công chức, viên chức cấp huyện; 142 người cấp xã, thị trấn (chưa kể xã Vĩnh Thuận Đông) và 93 người hoạt động không chuyên trách cấp xã.

Sau sắp xếp, huyện còn lại 3 đơn vị hành chính cấp xã là Vĩnh Viễn, Lương Tâm và Xà Phiên, với mỗi xã dự kiến bố trí từ 60-62 biên chế. Trong đó, có 17 người khối Đảng, 32 người khối chính quyền, 10 người thuộc đoàn thể; riêng xã Vĩnh Viễn thêm 3 viên chức. Sắp xếp tổ chức bộ máy không chỉ là bài toán nhân sự, mà còn là bài toán về giải quyết tâm tư, nguyện vọng của cán bộ dôi dư một cách thấu tình, đạt lý.

Ông Ngô Minh Long, Bí thư Huyện ủy Long Mỹ, khẳng định: “Chúng tôi trân trọng và ghi nhận tinh thần trách nhiệm, sự nỗ lực của từng cán bộ, công chức trong quá trình triển khai nhiệm vụ, nhất là trong giai đoạn sắp xếp tổ chức bộ máy hiện nay. Tất cả những đóng góp tích cực đều sẽ được xem xét để có cơ sở đề xuất chính sách phù hợp, đảm bảo không để cán bộ nào thiệt thòi”.

Từ chủ trương lớn của Trung ương đến hành động cụ thể ở địa phương, Long Mỹ đang thể hiện tinh thần chủ động, trách nhiệm trong quá trình chuyển đổi. Khi hồ sơ, tài liệu được chỉnh lý khoa học, đội ngũ cán bộ được sắp xếp công tâm, phù hợp thì dù mô hình tổ chức có thay đổi, bộ máy mới vẫn sẽ vận hành nhịp nhàng, hiệu quả, phục vụ Nhân dân ngày càng tốt hơn.