Cách xác định nhiệm vụ, sản phẩm, nhất là đối với nhiệm vụ phân cấp, ủy quyền và nhiệm vụ liên ngành

1. Về phân định ranh giới giữa nhiệm vụ, công việc và sản phẩm:

- Nhiệm vụ (Biểu A1): Là chức năng, thẩm quyền, trách nhiệm chính trị - hành chính được luật định hoặc do cấp có thẩm quyền giao cho cơ quan, tổ chức. Mỗi nhiệm vụ được định danh bằng một mã duy nhất và gắn với chủ thể chịu trách nhiệm.

- Công việc (Biểu A2): Là chuỗi các phần việc, công đoạn nghiệp vụ cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ do một hoặc một số vị trí việc làm đảm nhiệm. Lưu ý: Không chia nhỏ các thao tác thuần túy cơ học, sự vụ (như in ấn, photocopy, đóng dấu, trình ký, luân chuyển văn bản...) thành các công việc hoặc vị trí việc làm riêng lẻ.

- Sản phẩm (Biểu A2): Là kết quả đầu ra cụ thể, đo đếm được, có thể kiểm chứng độc lập (như: văn bản quy phạm pháp luật, quyết định hành chính, báo cáo thẩm định, kết luận thanh tra, biên bản kiểm tra, hồ sơ TTHC được phê duyệt...). Mỗi sản phẩm phải gắn với một đơn vị tính chuẩn hóa, yêu cầu chất lượng và căn cứ xác nhận.

2. Đối với nhiệm vụ phân cấp, ủy quyền (tránh trùng lắp, bỏ sót giữa cấp giao và cấp nhận):

- Cấp nhận phân cấp, ủy quyền (cấp huyện, cấp xã hoặc sở, ngành): Kê khai toàn bộ quy trình thụ lý, tiếp nhận hồ sơ, thẩm định chuyên môn và ban hành sản phẩm cuối cùng (hoặc thừa ủy quyền ký ban hành). Sản phẩm đầu ra được tính toàn diện cho cấp này để làm căn cứ tính toán khối lượng lao động và nhu cầu nhân lực.

- Cấp giao phân cấp, ủy quyền (các Bộ, ngành hoặc UBND cấp tỉnh): Tuyệt đối không thống kê lại các công đoạn tác nghiệp đã chuyển giao. Cấp giao chỉ kê khai phần việc còn lại thuộc trách nhiệm quản lý nhà nước vĩ mô, gồm: (1) Ban hành tiêu chuẩn, quy chuẩn, quy chế hướng dẫn nghiệp vụ; (2) Tổ chức thanh tra, kiểm tra, hậu kiểm định kỳ hoặc đột xuất; (3) Giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị phát sinh theo thẩm quyền. Sản phẩm đầu ra của cấp giao là: Văn bản hướng dẫn, Kế hoạch thanh tra, Kết luận hậu kiểm.

- Yêu cầu đồng bộ điều kiện thực thi: Tại Biểu A1, cấp nhận phân cấp ghi rõ mức độ đồng bộ về điều kiện thực hiện (đã được giao đủ biên chế, phân bổ kinh phí, chia sẻ dữ liệu và trang bị công cụ số hay chưa) để cấp có thẩm quyền xem xét cân đối tổng thể.

3. Đối với nhiệm vụ liên ngành (nhiều cơ quan, đơn vị cùng phối hợp thực hiện):

- Cơ quan/đơn vị chủ trì: Kê khai nhiệm vụ tổng thể, chịu trách nhiệm chính về sản phẩm tích hợp cuối cùng (như: Đề án liên ngành, Báo cáo liên ngành, Dự thảo văn bản liên tịch...). Thời gian thực hiện tính cho cơ quan chủ trì bao gồm: xây dựng khung kế hoạch, điều phối, tổ chức lấy ý kiến, tổng hợp, tiếp thu giải trình và hoàn thiện hồ sơ trình ký.

- Cơ quan/đơn vị phối hợp: Không kê khai toàn bộ đề án/nhiệm vụ liên ngành. Cơ quan phối hợp chỉ kê khai phần việc chuyên môn cụ thể thuộc chức năng của ngành mình, với sản phẩm đầu ra độc lập tương ứng (ví dụ: Văn bản tham gia ý kiến chuyên môn, Báo cáo rà soát chuyên ngành, Biên bản thẩm định phối hợp).

- Quy tắc kiểm soát dữ liệu: Các phần việc phối hợp tại Biểu A2 của các cơ quan liên quan đều phải dẫn chiếu chung một mã nhiệm vụ gốc liên ngành để hệ thống tự động kiểm soát, tuyệt đối tránh tình trạng nhiều cơ quan cùng tính 100% thời gian cho cùng một đề án liên ngành./.