Hiệu quả từ kỳ họp 4.0
Khác với những kỳ họp trước, những kỳ họp gần đây của HĐND tỉnh không còn lỉnh kỉnh nhiều tài liệu, giấy tờ được chuẩn bị theo từng chồng trên bàn đại biểu. Thay vào đó, mỗi đại biểu chỉ cần sử dụng một máy tính cá nhân, máy tính bảng hoặc điện thoại được cài đặt tài khoản mạng riêng để truy cập tài liệu phục vụ kỳ họp.
Trên ứng dụng sẽ có đầy đủ tài liệu kỳ họp, chương trình kỳ họp, danh sách đại biểu, các thông báo, tổng hợp thông tin báo chí, ý kiến cử tri... Đại biểu cũng có thể tra cứu các thông tin khác để phục vụ cho quá trình phát biểu ý kiến hoặc chất vấn và thảo luận.
Đại biểu tham dự tại các kỳ họp chủ yếu dùng máy tính bảng để tra cứu tài liệu liên quan kỳ họp một cách nhanh chóng, tiện lợi
Theo ông Phan Quốc Lập, Chánh Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh Đắk Nông, việc triển khai kỳ họp không giấy được HĐND tỉnh triển khai từ năm 2021. Hiệu quả rõ nhất có thể thấy là đã giúp tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn tài liệu lên đến hơn 90%. Trước đây, mỗi lần họp, các công đoạn in ấn, chuẩn bị tài liệu phải thực hiện thủ công, vừa mất thời gian vừa tốn nhiều nguồn lực. Tài liệu quá cồng kềnh cũng gây bất tiện cho các đại biểu khi phải mang theo nhiều tài liệu để nghiên cứu.
Hiện nay, tài liệu liên quan kỳ họp đều được tích hợp trên phần mềm, cài đặt sẵn trong máy tính bảng của đại biểu. Điều này không chỉ giúp giảm bớt khối lượng tài liệu phải mang theo mà còn giúp tăng tính linh hoạt và hiệu quả trong việc tra cứu và cập nhật thông tin. Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh thuận lợi hơn trong việc lưu trữ, khai thác và hệ thống hóa văn bản, giúp đại biểu có thể tiếp cận thông tin nhanh chóng hơn trong quá trình tiếp xúc cử tri, thảo luận và chất vấn.
Ông Lập cho biết thêm, việc áp dụng kỳ họp không giấy giúp Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh tập trung vào những nhiệm vụ trọng tâm, cấp bách, giảm thiểu thời gian chuẩn bị tài liệu thủ công. Đại biểu có thể cập nhật tài liệu mới ngay lập tức trong thời gian họp mà không cần phải chờ đợi cung cấp bản sao giấy.
Nâng cao hiệu quả hoạt động của đại biểu
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào kỳ họp không giấy đã giúp đại biểu có nhiều thời gian hơn để nghiên cứu tài liệu, từ đó chất lượng thảo luận được nâng cao. Việc sử dụng phần mềm gửi nhận tài liệu và điều hành kỳ họp trên máy tính bảng mang lại nhiều tiện ích, giúp đại biểu dễ dàng tra cứu và tham khảo tài liệu ngay trong cuộc họp mà không cần phải mất thời gian lục tìm trong những chồng giấy tờ.
Việc áp dụng kỳ họp không giấy tờ được HĐND tỉnh Đắk Nông áp dụng từ kỳ họp thứ 2 và duy trì đến nay
Bà Nguyễn Thị Vinh, Phó Chủ tịch HĐND huyện Đắk R’lấp chia sẻ: “Kỳ họp không giấy đã tạo ra sự linh hoạt và tiện lợi hơn rất nhiều cho đại biểu. Đại biểu không cần phải mang theo các tập tài liệu dày cộm như trước nhưng vẫn có thể tham khảo tài liệu bất cứ lúc nào, bất cứ ở đâu. Điều này giúp đại biểu thuận lợi hơn trong việc tuyên truyền cho cử tri và phục vụ hiệu quả hơn cho các đợt giám sát, khảo sát...”.
Phó Ban Dân tộc HĐND tỉnh Đắk Nông Vi Thị Thảo Quyên cho rằng: “Mô hình kỳ họp không giấy đã giúp các đại biểu có nhiều thời gian hơn để nghiên cứu tài liệu, từ đó nâng cao chất lượng thảo luận. Thực tế cho thấy, hầu hết đại biểu cảm thấy hài lòng với cách thức họp này, vì tài liệu được sắp xếp hợp lý, dễ dàng tra cứu. Tuy nhiên, với bản thân tôi là đại biểu chuyên trách thì tôi vẫn áp dụng song hành cả hai hình thức giữa tài liệu giấy và phần mềm sẽ mang lại hiệu quả cao hơn khi nghiên cứu các nội dung mang tính chuyên sâu và tổng hợp”.
Hoạt động hướng chuyên nghiệp, hiện đại
Việc triển khai kỳ họp không giấy tờ không chỉ giúp tiết kiệm chi phí in ấn, thời gian mà còn góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của HĐND tỉnh theo hướng chuyên nghiệp, hiện đại. Theo đánh giá của các đại biểu, mô hình này đã giúp tăng cường tính công khai, minh bạch trong công tác của HĐND, đồng thời tạo điều kiện cho các cơ quan, tổ chức và người dân dễ dàng tiếp cận thông tin.
Nhờ áp dụng kỳ họp không giấy tờ góp phần nâng cao chất lượng của các kỳ họp HĐND tỉnh hàng năm
Bà Mai Thị Xuân Trung, TUV, Phó Chủ tịch HĐND tỉnh Đắk Nông cho rằng việc điện tử hóa tài liệu đã trở thành xu hướng tất yếu trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0. Với sự bùng nổ của công nghệ thông tin, việc thay thế các phương thức họp truyền thống bằng các kỳ họp không giấy là giải pháp giúp Đắk Nông tiến tới chính quyền điện tử.
Trong thời gian qua, các báo cáo, dự thảo nghị quyết, và giấy mời họp của Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh đều đã được gửi trước qua môi trường mạng, giúp các đại biểu chủ động nghiên cứu và chuẩn bị ý kiến đóng góp hiệu quả hơn. Mô hình chính quyền số mà tỉnh đang xây dựng sẽ giúp tích hợp toàn bộ dữ liệu công dân, hành chính và điều hành chính quyền trên nền tảng dữ liệu lớn, từ đó tiết kiệm thời gian, tiền bạc và nâng cao chất lượng quản lý.
Ngoài ra, việc họp không giấy giúp các tài liệu họp được công khai trên Cổng thông tin điện tử của tỉnh, tạo điều kiện cho cử tri và người dân dễ dàng tiếp cận và nghiên cứu các văn bản liên quan. Điều này giúp tăng cường tính công khai, minh bạch trong quá trình làm việc của HĐND, đồng thời tạo ra kênh thông tin quan trọng để nắm bắt ý kiến, phản hồi từ phía xã hội đối với các dự thảo nghị quyết và chính sách của tỉnh.
Nhờ những bước cải tiến này, không chỉ làm cho các kỳ họp HĐND tỉnh trở nên linh hoạt, sáng tạo hơn mà còn góp phần đưa nghị quyết vào cuộc sống một cách nhanh chóng và hiệu quả. Sự kết hợp giữa việc đổi mới phương thức họp và ứng dụng công nghệ thông tin giúp HĐND tỉnh hoạt động hiệu quả hơn, chuyên nghiệp hơn, phù hợp với xu thế phát triển trong thời kỳ cách mạng công nghiệp 4.0.