Quy định về quản lý, sử dụng phần mềm Hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp tại Văn phòng Trung ương Đảng

Trong đó quy định cụ thể về phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng, giá trị pháp lý của văn bản điện tử; nguyên tắc quản lý và sử dụng phần mềm Hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp (phần mềm); quy định quản lý và sử dụng phần mềm (bao gồm hình thức gửi, nhận văn bản điện tử trên phần mềm; quản lý, điều hành xử lý văn bản đến, đi trên phần mềm; lập hồ sơ điện tử; trách nhiệm quản lý, sử dụng phần mềm của các đơn vị, cá nhân).

Về nguyên tắc quản lý và sử dụng phần mềm, Quy định nêu rõ: văn bản đến và văn bản đi phải được tiếp nhận, xử lý và phát hành trên phần mềm theo quy định chung.

Người quản lý, người được phân quyền sử dụng phải chịu trách nhiệm về nội dung, thông tin nhập lên phần mềm, công khai các văn bản theo quy định, đúng chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn được giao; cán bộ lãnh đạo, chuyên viên được giao quản lý, sử dụng các sản phẩm mật mã có trách nhiệm quản lý, sử dụng sản phẩm mật mã theo đúng Quy định của Ban Cơ yếu Chính phủ về quản lý, sử dụng sản phẩm mật mã để bảo vệ bí mật nhà nước, bảo vệ, xác thực hệ thống các nền tảng số, ứng dụng số, dữ liệu số trong các cơ quan đảng.

Các văn bản phát hành phải được ký số theo thẩm quyền và theo quy định hiện hành.

Văn bản không có độ mật được xử lý trên mạng Internet hoặc mạng thông tin diện rộng của các cơ quan đảng.

Văn bản chứa bí mật nhà nước độ "Mật", "'Tối mật" chỉ được gửi, nhận trên mạng thông tin diện rộng của Đảng khi đã có các giải pháp bảo mật của ngành Cơ yếu, việc xử lý, khai thác phải tuân thủ Luật Bảo vệ bí mật nhà nước; văn bản chứa bí mật nhà nước độ "Tuyệt mật" phải do bộ phận cơ yếu thực hiện và được gửi, nhận qua hệ thống mạng liên lạc cơ yếu.

Cũng theo Quy định, thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử thông qua phần mềm. Các đơn vị phải sử dụng phần mềm với đầy đủ các tính năng, chức năng để trao đổi, luân chuyển văn bản nội bộ và công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo đơn vị.

Trường hợp các văn bản không có độ mật cần phổ biến rộng rãi thì thực hiện chức năng công khai để mọi người dùng trong cơ quan, đơn vị được quyền truy cập. 

Đáng chú ý, về quản lý, theo dõi, giao nhiệm vụ trên phần mềm, văn bản quy định: nhiệm vụ do lãnh đạo cơ quan, đơn vị giao phải được cập nhật lên phần mềm thể hiện rõ nội dung công việc, đơn vị/cá nhân thực hiện, đơn vị/cá nhân phối hợp (nếu có), tiến độ thực hiện, thời hạn hoàn thành.

Mỗi nhiệm vụ giao trên phần mềm đều có giá trị như chỉ đạo hành chính chính thức. Giao nhiệm vụ cần gắn với văn bản nguồn (nếu có) để bảo đảm tính liên thông và truy xuất sau này.

Cá nhân giao nhiệm vụ (hoặc đơn vị, cá nhân được phân công) theo dõi tiến độ thực hiện nhiệm vụ, kịp thời đôn đốc thực hiện.Đơn vị, cá nhân nhận nhiệm vụ có trách nhiệm hoàn thành đúng hạn, cập nhật tiến độ trên hệ thống.

Xem toàn văn Quy định số 4063-QĐ/VPTW tại đây