Nâng cao chất lượng đào tạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại Bộ Công Thương

Nâng cao trách nhiệm trong công tác văn thư, lưu trữ

Trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc tổ chức, quản lý và điều hành công việc. Chất lượng thực hiện nghiệp vụ này ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình tiếp nhận, xử lý, ban hành văn bản, quản lý hồ sơ và bảo đảm an toàn tài liệu.

Đối với Bộ Công Thương, việc nâng cao năng lực chuyên môn cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức phụ trách lĩnh vực này là yêu cầu cần thiết, nhất là khi phương thức xử lý công việc đang từng bước chuyển sang môi trường điện tử. Do đó, Hội nghị tập huấn do Văn phòng Bộ Công Thương tổ chức ngày 7/10 vừa qua tập trung cập nhật các quy định pháp luật, hướng dẫn nghiệp vụ và giải quyết những khó khăn phát sinh trong thực tế. Chương trình được triển khai nhằm giúp cán bộ, công chức, viên chức nắm vững yêu cầu chuyên môn, thực hiện đúng quy trình và nâng cao trách nhiệm trong quá trình thi hành công vụ.

Toàn cảnh Hội nghị tập huấn công tác văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước và sử dụng Hệ thống quản lý văn bản điện tử Bộ Công Thương (iMOIT)

Theo ông Hoàng Ánh Dương, Quyền Chánh Văn phòng Bộ Công Thương, tầm quan trọng của việc thể chế hóa và tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước. Thời gian qua, Bộ Công Thương đã chú trọng hoàn thiện cơ sở pháp lý thông qua việc ban hành Thông tư số 19/2025/TT-BCT cùng hệ thống quy chế, quyết định nội bộ, cụ thể hóa Luật Văn thư, Lưu trữ năm 2024, Luật Bảo vệ bí mật nhà nước và các chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ.

Việc hoàn thiện các quy định tạo cơ sở để thống nhất cách thức triển khai nhiệm vụ giữa các đơn vị, đồng thời xác định rõ hơn trách nhiệm của từng cá nhân trong quá trình xử lý, quản lý văn bản và hồ sơ. Tuy nhiên, để các quy định phát huy hiệu quả, bên cạnh việc ban hành văn bản hướng dẫn, công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cần được chú trọng, bảo đảm đội ngũ trực tiếp thực hiện công việc hiểu đúng và vận dụng đúng các yêu cầu pháp luật.

Đồng thời, định hướng của Bộ Công Thương là chuyển sang xử lý văn bản hoàn toàn trên môi trường điện tử, trừ văn bản mật. Qua theo dõi, việc trình văn bản trên hệ thống tại một số đơn vị, cá nhân vẫn chưa đáp ứng yêu cầu. Thực tế này đặt ra nhiệm vụ tiếp tục nâng cao kỹ năng sử dụng hệ thống, thống nhất quy trình thao tác và khắc phục những hạn chế trong quá trình giải quyết công việc.

Hội nghị cũng là dịp tăng cường kết nối giữa những người làm công tác văn thư, lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước tại các đơn vị thuộc Bộ. Sự phối hợp chặt chẽ giữa các đầu mối chuyên môn góp phần hạn chế sai sót trong quá trình luân chuyển văn bản, quản lý hồ sơ và tổ chức thực hiện nhiệm vụ.

Một trong những nội dung trọng tâm của chương trình là Chuyên đề 1, tập trung quán triệt Nghị định số 31/2026/NĐ-CP ngày 21/01/2026 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ.

Nghị định số 31/2026/NĐ-CP được ban hành nhằm hoàn thiện cơ sở pháp lý, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước và khắc phục những hạn chế về nhận thức, ý thức chấp hành pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ. Các quy định về xử phạt vi phạm hành chính góp phần nâng cao trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân, qua đó bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ quốc gia.

Trao đổi tại Hội nghị, bà Hồ Anh Tú, Chuyên viên chính Phòng Quản lý dịch vụ và Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ, cho biết Nghị định số 31/2026/NĐ-CP tập trung vào những hành vi vi phạm cơ bản, phổ biến trong thực tế, hướng đến nâng cao ý thức chấp hành pháp luật của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Bên cạnh việc phổ biến các quy định, báo cáo viên trực tiếp hướng dẫn và giải đáp thắc mắc nghiệp vụ, giúp công chức, viên chức Bộ Công Thương hiểu rõ yêu cầu pháp lý để áp dụng trong công việc. Việc trao đổi các tình huống thực tế cũng tạo điều kiện để nhận diện những vấn đề cần tiếp tục tháo gỡ, cung cấp thêm cơ sở thực tiễn phục vụ quá trình hoàn thiện hệ thống pháp luật về lưu trữ trong thời gian tới.

Bảo đảm an toàn thông tin trong thực thi công vụ

Cùng với việc cập nhật quy định về văn thư, lưu trữ, Hội nghị dành nội dung đào tạo cho kỹ năng khai thác, vận hành và sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản điện tử iMOIT. Đây là chuyên hướng đến nâng cao khả năng ứng dụng công nghệ trong xử lý công việc, giúp cán bộ, công chức, viên chức thực hiện các thao tác trên hệ thống đúng quy trình và đáp ứng yêu cầu quản lý của Bộ Công Thương.

Việc chuyển đổi phương thức xử lý văn bản sang môi trường điện tử đòi hỏi đội ngũ cán bộ phải nắm chắc quy trình nghiệp vụ, đồng thời thành thạo các chức năng của hệ thống được sử dụng trong công việc hằng ngày. Nếu quy trình thao tác chưa thống nhất hoặc người sử dụng chưa nắm rõ các bước xử lý, quá trình trình, chuyển và giải quyết văn bản có thể gặp vướng mắc, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện nhiệm vụ.

Chuyển đổi phương thức xử lý văn bản sang môi trường điện tử đòi hỏi đội ngũ cán bộ phải nắm chắc quy trình nghiệp vụ, đồng thời thành thạo các chức năng của hệ thống. Ảnh minh họa: Nam Nguyễn

Vì vậy, nội dung hướng dẫn iMOIT có ý nghĩa trực tiếp đối với việc nâng cao chất lượng thực thi công vụ. Thông qua tập huấn, cán bộ, công chức, viên chức có điều kiện củng cố kỹ năng sử dụng hệ thống, trao đổi những khó khăn trong quá trình thao tác và làm rõ các yêu cầu cần tuân thủ khi xử lý văn bản điện tử.

Để đạt hiệu quả, việc sử dụng hệ thống cần đi đôi với chấp hành quy trình nghiệp vụ và trách nhiệm của từng cá nhân. Mỗi khâu xử lý văn bản cần được thực hiện đúng thẩm quyền, bảo đảm thông tin được chuyển đến đúng đầu mối và phục vụ kịp thời công tác chỉ đạo, điều hành. Đây cũng là yêu cầu quan trọng trong quá trình Bộ Công Thương hướng tới xử lý văn bản hoàn toàn trên môi trường điện tử, trừ văn bản mật.

Song song với chuyển đổi số, bảo vệ bí mật nhà nước là nội dung không thể tách rời trong công tác quản lý văn bản. Chuyên đề 3 của Hội nghị tập trung phổ biến Luật Bảo vệ bí mật nhà nước, Nghị định số 63/2026/NĐ-CP ngày 28/02/2026 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Bảo vệ bí mật nhà nước, cùng các lưu ý khi triển khai Hệ thống quản lý văn bản điện tử bí mật nhà nước.

Công tác đào tạo cần hướng đến việc giúp người học hiểu rõ trách nhiệm của mình, nắm chắc quy định và vận dụng phù hợp trong từng tình huống. Đối với văn bản thuộc phạm vi bí mật nhà nước, cán bộ thực hiện nhiệm vụ phải tuân thủ các quy định pháp luật và quy trình chuyên biệt, bảo đảm không nhầm lẫn với phương thức xử lý văn bản điện tử thông thường. Đây là yêu cầu cần được duy trì thường xuyên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ tại các đơn vị thuộc Bộ.

Thông qua Hội nghị, đội ngũ công chức, viên chức làm công tác chuyên môn tại Bộ Công Thương được cập nhật các quy định pháp luật mới, củng cố kỹ năng thực hành và nâng cao nhận thức về trách nhiệm trong thực thi công vụ. Đây là cơ sở để tiếp tục chuẩn hóa quy trình xử lý văn bản, tăng cường kỷ cương hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong hoạt động của Bộ Công Thương.