Ngân hàng Nhà nước Việt Nam: Kinh nghiệm chuẩn hóa danh mục sản phẩm công việc phục vụ rà soát vị trí việc làm
Từ thực tiễn xây dựng danh mục sản phẩm công việc, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam đã triển khai một số cách làm đáng tham khảo: kết hợp rà soát từ cơ sở với chuẩn hóa tập trung; cụ thể hóa nhiệm vụ thành công việc, sản phẩm đầu ra có thể kiểm chứng; xây dựng danh mục dùng chung cho các đơn vị có chức năng tương đồng và danh mục riêng đối với nhiệm vụ đặc thù; đối chiếu nhiệm vụ được giao với kết quả công việc thực tế; tổ chức rà soát, kiểm tra và thống nhất dữ liệu trong toàn hệ thống.
Điểm đáng chú ý trong cách làm của Ngân hàng Nhà nước là chuyển từ việc liệt kê nhiệm vụ sang nhận diện sản phẩm, kết quả công việc cụ thể; đồng thời hướng tới xây dựng nguồn dữ liệu có thể sử dụng phục vụ đánh giá công chức, rà soát vị trí việc làm và nghiên cứu nhu cầu nhân lực.
Những kinh nghiệm này có giá trị tham khảo đối với các cơ quan, đơn vị, địa phương trong quá trình triển khai Kết luận số 107-KL/TW của Bộ Chính trị và Hướng dẫn số 07-HD/BTCTW của Ban Tổ chức Trung ương, nhất là trong chuẩn hóa danh mục nhiệm vụ, công việc, sản phẩm đầu ra và nâng cao chất lượng dữ liệu vị trí việc làm.
Trân trọng giới thiệu bài viết “Xây dựng danh mục sản phẩm công việc – Thực tiễn triển khai tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam” của Vụ Tổ chức cán bộ, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam để các cơ quan, đơn vị, địa phương nghiên cứu, tham khảo và vận dụng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, điều kiện thực tiễn.
Danh mục sản phẩm công việc (SPCV) là công cụ cụ thể hóa chức năng, nhiệm vụ thành công việc và kết quả đầu ra có thể nhận diện, kiểm chứng; qua đó phục vụ giao việc, theo dõi và đánh giá công chức, đồng thời cung cấp một nguồn dữ liệu tham khảo cho việc rà soát vị trí việc làm và nghiên cứu nhu cầu nhân lực. Tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, việc xây dựng danh mục SPCV được triển khai theo hướng kết hợp rà soát từ cơ sở với chuẩn hóa tập trung, bảo đảm thống nhất về phương pháp và phù hợp với đặc thù của từng đơn vị. Cách làm này có những nội dung có thể tham khảo trong quá trình triển khai Kết luận số 107-KL/TW và Hướng dẫn số 07-HD/BTCTW, nhưng không thay thế quy trình và bộ biểu theo hướng dẫn.
1. Yêu cầu đặt ra trong việc xây dựng danh mục
Theo phương pháp NHNN triển khai, người đứng đầu đơn vị sử dụng công chức tổ chức lập danh mục trên cơ sở thống kê nhiệm vụ gắn với sản phẩm, công việc đầu ra đã thực hiện trong một năm; rà soát, loại bỏ nội dung trùng lặp, không rõ kết quả; phân loại sản phẩm theo các nhóm phục vụ đánh giá công chức. Danh mục gồm hai loại: (i) danh mục SPCV dùng chung; (ii) danh mục SPCV đối với các đơn vị có chức năng, nhiệm vụ đặc thù. Việc phân thành năm nhóm mức độ phức tạp được áp dụng trong khuôn khổ đánh giá sản phẩm công việc của NHNN, cần phân biệt với cách phân loại mức độ phức tạp và phương pháp xác định nhu cầu nhân lực trong bộ biểu theo Hướng dẫn số 07-HD/BTCTW.
Danh mục được xây dựng cùng hai cấu phần: đơn vị sản phẩm/công việc chuẩn, là cơ sở quy đổi sản phẩm thường xuyên, phổ biến, có thể định lượng, thực hiện lặp lại; và danh mục sản phẩm/công việc quy đổi. Đối với đánh giá công chức, cách chuẩn hóa này hỗ trợ theo dõi số lượng, chất lượng và tiến độ. Nếu sản phẩm không được xác định rõ, việc tính điểm, đối chiếu giữa các đơn vị khó bảo đảm thống nhất; nếu quy tắc mô tả và quy đổi không đồng nhất, cùng một loại công việc có thể được ghi nhận khác nhau. Vì vậy, chất lượng danh mục là yếu tố quan trọng đối với chất lượng dữ liệu đánh giá.
Tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNN), việc xây dựng danh mục SPCV đặt ra nhiều thách thức. Hệ thống cơ quan gồm các đơn vị tham mưu hoạch định chính sách tiền tệ, các đơn vị nghiệp vụ chuyên ngành như thanh tra, giám sát, phát hành và kho quỹ, thanh toán, các đơn vị tham mưu, phục vụ dùng chung và 15 NHNN Khu vực. Sản phẩm của các đơn vị rất khác nhau về tính chất, thời gian thực hiện và mức độ phức tạp, từ một văn bản hành chính đến một đề án chính sách có phạm vi tác động toàn nền kinh tế. Bài toán đặt ra là phải có một phương pháp chung đủ chặt chẽ để đưa các sản phẩm khác biệt đó về cùng một thước đo.
2. Phương pháp xây dựng danh mục
Phương pháp xây dựng danh mục tại NHNN được tổ chức theo quy trình ba bước: (Bước 1) thống kê nhiệm vụ gắn với sản phẩm đầu ra; (Bước 2) phân nhóm mức độ phức tạp và định lượng thời gian thực hiện bình quân của từng sản phẩm; (Bước 3) xác định hệ số quy đổi về đơn vị sản phẩm chuẩn. Mỗi bước có một nguyên tắc phương pháp luận riêng.
Bước 1- Thống kê nhiệm vụ gắn với sản phẩm đầu ra
Hạn chế phổ biến nhất khi lập danh mục là chép lại chức năng, nhiệm vụ, với những nội dung như “Tham mưu về chính sách…” hay “Theo dõi, giám sát…”. Các nội dung này mô tả đúng phạm vi trách nhiệm nhưng không có sản phẩm để đếm, do đó không thể đánh giá số lượng, chất lượng, tiến độ. Phương pháp được áp dụng đổi câu hỏi xuất phát: không hỏi “công chức phải làm những việc gì”, mà hỏi “khi hoàn thành, công chức giao nộp sản phẩm cụ thể nào”.
Theo đó, mỗi nhiệm vụ được phân rã theo chuỗi: chức năng, nhiệm vụ → công việc chi tiết → sản phẩm đầu ra. Nhiệm vụ được ghi ở cấp độ tổng quát, đúng với chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc vị trí việc làm; sản phẩm phải là kết quả cuối cùng hoặc kết quả cấu thành có thể kiểm chứng như công văn, báo cáo, tờ trình, quyết định, biên bản. Đối với nhiệm vụ lớn, kéo dài nhiều tuần, nhiều tháng, có nhiều người tham gia, nhiệm vụ được chia thành các bước, mỗi bước gắn với một sản phẩm cụ thể. Cách phân rã này cho phép giao việc, theo dõi và ghi nhận đóng góp của từng công chức trong một nhiệm vụ tập thể.
Mỗi sản phẩm sau đó được mô tả bằng bốn thuộc tính tương ứng với các tiêu chí tính điểm: tên sản phẩm (đối tượng được đếm); đơn vị tính (cơ sở tính số lượng và quy đổi); yêu cầu chất lượng (căn cứ đánh giá đạt hay chưa đạt); và điều kiện xác nhận hoàn thành (căn cứ đánh giá tiến độ). Điều kiện hoàn thành cần được xác định rõ, ví dụ một dự thảo văn bản chỉ được coi là hoàn thành khi lãnh đạo phòng đã phê duyệt và trình lãnh đạo đơn vị, không phải khi chuyên viên soạn xong.
Bước 2 – Phân nhóm mức độ phức tạp và định lượng thời gian thực hiện bình quân của từng sản phẩm
Trong phạm vi đánh giá SPCV, chỉ xét thời gian thực hiện chưa phản ánh đầy đủ khác biệt về tính chất chuyên môn và phạm vi tác động: một giờ soạn thảo văn bản hành chính theo mẫu khác với một giờ nghiên cứu xây dựng thông tư. Vì vậy, NHNN phân nhóm sản phẩm theo tính chất công việc, đặc điểm và phạm vi tác động của sản phẩm, đồng thời tham chiếu cấp độ vị trí việc làm. Theo tài liệu tập huấn mà NHNN sử dụng, danh mục được chia thành năm nhóm (N1–N5) với hệ số quy đổi tương ứng như bảng dưới đây. Đây là hệ thống phân nhóm phục vụ đánh giá sản phẩm, không phải bảng quy đổi biên chế và không đồng nhất với sáu mức độ phức tạp khi kê khai theo Hướng dẫn số 07-HD/BTCTW.
Bảng tiêu chí phân nhóm mức độ phức tạp của sản phẩm công việc
Nhóm | Tính chất công việc | Đặc điểm sản phẩm | Cấp độ VTVL | Hệ số nhóm |
N1 | Đơn giản, thường xuyên lặp lại, có biểu mẫu hướng dẫn; hoặc có tính chất bổ trợ, phục vụ | Văn bản hành chính, văn bản trao đổi nội bộ có sẵn biểu mẫu; áp dụng trong phạm vi cơ quan, đơn vị | Nhân viên/ Cán sự | 1,0 |
N2 | Chuyên môn, nghiệp vụ thường xuyên, đã có quy định, quy trình; cần tổng hợp số liệu, phân tích; đôi khi phát sinh tình huống mới | Văn bản hướng dẫn, văn bản trả lời, báo cáo tổng hợp về một lĩnh vực chuyên môn | Chuyên viên | 1,0 |
N3 | Nghiên cứu, xây dựng văn bản, kế hoạch, báo cáo chuyên đề; tình huống phát sinh khác nhau, chưa có quy định cụ thể, đòi hỏi chuyên môn sâu | Sản phẩm tổng hợp, đúc kết từ thực tiễn; kế hoạch, đề án nội bộ; báo cáo chuyên đề; quyết định về một lĩnh vực chuyên ngành | Chuyên viên chính | 1,1 |
N4 | Có tính chất mới, phải nghiên cứu nhiều văn bản, tổng hợp từ thực tiễn; liên quan nhiều lĩnh vực, nhiều bên tham gia; phạm vi áp dụng rộng | Văn bản quy phạm pháp luật (nghị định, thông tư); kế hoạch, chương trình hành động phạm vi toàn quốc; văn bản tham mưu có tính chủ trương, định hướng của ngành | Chuyên viên cao cấp | 1,2 |
N5 | Dự báo, hoạch định chiến lược, xây dựng chủ trương, quan điểm lớn; bao trùm hoặc chuyên sâu nhiều lĩnh vực | Dự án luật, đề án, nghị quyết trình Trung ương; chiến lược ngành; đề án cấp quốc gia có tác động đến phát triển kinh tế – xã hội | Chuyên gia cao cấp | 1,3 |
Nguồn: Tài liệu tập huấn lập danh mục SPCV của NHNN (2026)
Cách phân nhóm này có ba điểm đáng chú ý về phương pháp luận: Thứ nhất, phân nhóm theo sản phẩm, không theo người thực hiện: chuyên viên chính soạn văn bản hành chính theo mẫu vẫn chỉ được tính nhóm N1. Nguyên tắc này ngăn việc “nâng nhóm” theo ngạch, bậc và buộc giao việc phải phù hợp với cấp độ vị trí việc làm. Thứ hai, kết hợp ba chiều: tính chất công việc (mức độ sáng tạo, tính mới), đặc điểm sản phẩm (phạm vi tác động) và cấp độ vị trí việc làm. Khi ba chiều cùng chỉ về một nhóm, kết quả phân nhóm đáng tin cậy; khi lệch nhau, đó là tín hiệu cần rà soát lại cách mô tả sản phẩm. Thứ ba, hệ số nhóm có biên độ hẹp, từ 1,0 đến 1,3. Khác biệt về khối lượng lao động đã được phản ánh qua thời gian thực hiện; hệ số nhóm chỉ ghi nhận thêm hàm lượng trí tuệ và trách nhiệm, qua đó tránh phóng đại điểm số và hạn chế động cơ kê khai “nâng nhóm”.
Bước 3 – Xác định hệ số quy đổi phục vụ đánh giá sản phẩm công việc
Để thống nhất cách tính điểm trong hệ thống đánh giá, NHNN lựa chọn sản phẩm chuẩn là một văn bản hành chính đơn giản có thời gian thực hiện một giờ; đơn vị sản phẩm chuẩn (ĐVSP) được xác định tương ứng. Thời gian của từng sản phẩm được ước tính theo thời gian tác nghiệp bình quân, không tính thời gian chờ hoặc thời gian do người khác thực hiện, và được chọn từ các khoảng định sẵn. Hệ số quy đổi phục vụ đánh giá sản phẩm được xác định như sau:
Hệ số quy đổi (ĐVSP) = Hệ số nhóm × Thời gian thực hiện bình quân (giờ)
Trường hợp cùng một loại sản phẩm có thời gian thực hiện khác nhau giữa các đơn vị, NHNN sử dụng cách tính bình quân để đề xuất định mức chung, đồng thời cần tiếp tục kiểm tra, hiệu chỉnh bằng dữ liệu thực tế.
Cách quy đổi đưa các loại sản phẩm khác nhau về một thước đo phục vụ theo dõi, đánh giá nội bộ, giúp so sánh khối lượng công việc theo quy ước thống nhất. Tuy nhiên, ĐVSP và điểm quy đổi không đồng nhất với giờ lao động thực tế dùng để xác định nhu cầu nhân lực; việc tính nhu cầu nhân lực phải dựa vào sản lượng, thời gian tác nghiệp đã kiểm chứng và các yếu tố theo phương pháp kê khai có thẩm quyền.
Qua rà soát, Vụ Tổ chức cán bộ nhận diện các sản phẩm xuất hiện ở nhiều đơn vị như văn thư, lưu trữ, văn bản tham gia ý kiến, báo cáo định kỳ, công tác tổng hợp, hành chính, tổ chức, tài chính nội bộ và tách thành danh mục dùng chung với một tên gọi, một đơn vị tính, một nhóm phức tạp và một định mức thời gian. Các đơn vị dẫn chiếu danh mục dùng chung và chỉ bổ sung sản phẩm nghiệp vụ đặc thù. Nguyên tắc “một sản phẩm – một cách mô tả” bảo đảm cùng một loại báo cáo ở hai đơn vị khác nhau được đo bằng cùng một chuẩn.
Hồ sơ danh mục được xây dựng tại NHNN thể hiện rõ phương pháp chuẩn hóa này. Danh mục dùng chung cho các vụ, cục thuộc Ngân hàng Trung ương có nhóm công việc xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, trong đó một nhiệm vụ được cụ thể thành các công đoạn như xây dựng công văn lấy ý kiến, dự thảo tờ trình, dự thảo văn bản và tài liệu kèm theo; mỗi công đoạn gắn với sản phẩm đầu ra, mức độ phức tạp và thời gian thực hiện theo biểu mẫu. Đối với NHNN chi nhánh khu vực, danh mục dùng chung bao quát các công việc văn thư, lưu trữ, tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính, đồng thời cho phép nhận diện những nghiệp vụ đặc thù của từng phòng. Đây là ví dụ cho thấy cách phân biệt danh mục công việc có tính phổ biến với những sản phẩm cần mô tả riêng theo chức năng, nhiệm vụ.
3. Tổ chức triển khai xây dựng danh mục tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
Xác định xây dựng danh mục SPCV là nhiệm vụ mới, có phạm vi rộng và tác động trực tiếp đến mọi công chức, NHNN đã tổ chức triển khai theo phương châm kết hợp giữa phát huy vai trò chủ động của đơn vị trực tiếp thực hiện nhiệm vụ với chuẩn hóa tập trung ở cấp hệ thống. Cách tiếp cận này vừa bảo đảm danh mục phản ánh sát thực tiễn nghiệp vụ đa dạng của từng đơn vị, vừa giữ được sự thống nhất về phương pháp, cấu trúc dữ liệu và thước đo trong toàn ngành. Quá trình triển khai được tổ chức đồng bộ trên năm phương diện chủ yếu, cụ thể như sau:
Về tổ chức bộ máy thực hiện, NHNN thiết lập cơ chế ba cấp “tổ chuyên gia”. Ở cấp phòng, tổ chuyên gia do trưởng phòng thành lập và là tổ trưởng, gồm các công chức có kinh nghiệm, trực tiếp thực hiện những SPCV có tần suất lớn, chịu trách nhiệm thống kê danh mục theo từng mảng chức năng, nhiệm vụ; công chức trong phòng rà soát, bổ sung. Ở cấp vụ, cục, NHNN Khu vực, tổ chuyên gia rà soát bảo đảm tính đồng bộ giữa các phòng. Ở cấp NHNN, Vụ Tổ chức cán bộ thực hiện rà soát, tổng hợp, bảo đảm danh mục đầy đủ, chính xác và thống nhất trong toàn hệ thống.
Về thống nhất phương pháp, NHNN tổ chức tập huấn tập trung cho lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo cấp phòng và công chức đầu mối, bám sát Sổ tay hướng dẫn do Bộ Nội vụ ban hành. Việc kê khai được thực hiện trên biểu mẫu thống nhất, trong đó hai trường thông tin quan trọng nhất là phân nhóm mức độ phức tạp và định lượng thời gian chỉ được chọn từ danh sách định sẵn, không cho phép tự nhập, nhằm loại bỏ sự tùy tiện ngay từ khâu kê khai.
Về căn cứ lập danh mục, mỗi đơn vị dựa trên bốn nguồn: (i) chức năng, nhiệm vụ của đơn vị; (ii) bản mô tả công việc và khung năng lực của vị trí việc làm; (iii) văn bản phân công công việc đối với công chức; (iv) các SPCV thực tế đã thực hiện trong 12 tháng của năm trước liền kề, được đối chiếu với sổ theo dõi công văn đi, đến, hệ thống văn phòng điện tử và hồ sơ lưu trữ. Việc kết hợp căn cứ “quy định” (chức năng, nhiệm vụ, vị trí việc làm) với căn cứ “thực tế” (sản phẩm đã làm) giúp danh mục vừa đúng thẩm quyền, vừa phản ánh sát khối lượng công việc thật.
Về cách tiếp cận theo từng khối, NHNN áp dụng hai cách làm phù hợp với đặc điểm tổ chức. Đối với các vụ, cục ở Trung ương, có chức năng chuyên sâu và khác biệt, danh mục được xây dựng “từ dưới lên”: từng phòng thống kê, công chức rà soát, lãnh đạo phòng tổng hợp và loại bỏ nội dung trùng lặp. Đối với các NHNN Khu vực, có cơ cấu tổ chức và chức năng tương đồng, NHNN xây dựng trước một “thư viện” danh mục dùng chung được tổng hợp, đồng bộ từ các đơn vị; các phòng chỉ đánh dấu chọn sản phẩm phù hợp, đề xuất định mức thời gian khác nếu chưa phù hợp và bổ sung sản phẩm còn thiếu. Cách làm này rút ngắn đáng kể thời gian, đồng thời bảo đảm tính thống nhất ngay từ đầu.
Các danh mục chuyên môn gửi kèm cho thấy cách tiếp cận này được thể hiện ở nhiều lĩnh vực nghiệp vụ. Chẳng hạn, tại Vụ Chính sách tiền tệ, nhiệm vụ nghiên cứu, phân tích, dự báo kinh tế vĩ mô được cụ thể thành công việc theo dõi, thu thập, tổng hợp số liệu và sản phẩm là bảng hoặc biểu tổng hợp thông tin. Tại Vụ Dự báo, thống kê, nhiệm vụ lập, phân tích, dự báo cán cân thanh toán quốc tế có công đoạn xây dựng đề cương báo cáo, gửi công văn đôn đốc và xác định sản phẩm tương ứng là đề cương, công văn. Đối với Cục Quản lý ngoại hối, hoạt động nghiên cứu diễn biến thị trường, đề xuất chiến lược đầu tư được nhận diện với sản phẩm là kế hoạch hoặc đề xuất. Các ví dụ này minh họa việc phân rã nhiệm vụ theo sản phẩm đầu ra, thay vì chỉ liệt kê tên lĩnh vực công tác.
Bộ hồ sơ tham khảo gồm các danh mục dùng chung đối với vụ, cục và NHNN chi nhánh khu vực, cùng nhiều danh mục của đơn vị chuyên môn, nghiệp vụ, tham mưu và tổ chức đoàn thể. Đây là nguồn minh chứng về cách chuẩn hóa cấu trúc dữ liệu theo từng nhóm đơn vị; tuy nhiên, số tệp hoặc số dòng trong biểu chưa thể coi là số nhiệm vụ, số vị trí việc làm đã được chuẩn hóa hay kết quả xác nhận của toàn hệ thống.
Về thống nhất ban hành, danh mục của từng đơn vị được tập thể lãnh đạo thảo luận, thống nhất, xin ý kiến Lãnh đạo NHNN phụ trách trước khi ban hành; danh mục dùng chung do Vụ Tổ chức cán bộ phối hợp rà soát, hoàn thiện, trình ban hành theo thẩm quyền.
4. Sử dụng danh mục sản phẩm công việc trong đánh giá công chức và hỗ trợ rà soát vị trí việc làm
Danh mục SPCV được NHNN số hóa trên phần mềm theo dõi, đánh giá công chức và gắn với từng vị trí việc làm. Hằng tháng, lãnh đạo giao nhiệm vụ trên cơ sở danh mục, xác định yêu cầu chất lượng, thời hạn hoàn thành và hệ số quy đổi phục vụ đánh giá. Khối lượng công việc được ghi nhận theo đơn vị sản phẩm, kết hợp đánh giá số lượng, chất lượng và tiến độ; kết quả được tổng hợp phục vụ đánh giá, xếp loại công chức theo quy định áp dụng. Cách tiếp cận này góp phần tăng căn cứ dữ liệu trong đánh giá, giảm phụ thuộc vào nhận xét chung. Viện dẫn quy định cụ thể về đánh giá công chức cần được cơ quan tác giả kiểm tra, thống nhất trước khi công bố.
Đồng thời, danh mục SPCV cụ thể hóa chức năng, nhiệm vụ thành nhóm công việc và sản phẩm đầu ra, hỗ trợ nhận diện nội dung, yêu cầu của từng vị trí việc làm. Khi kết hợp với số liệu sản lượng, thời gian tác nghiệp thực tế, mức độ phức tạp của công việc, yêu cầu năng lực và nguồn nhân lực hiện có, danh mục có thể cung cấp dữ liệu đầu vào phục vụ rà soát vị trí việc làm và nghiên cứu phương án nhân lực. Việc xác định nhu cầu biên chế phải thực hiện theo quy trình, tiêu chí và thẩm quyền tương ứng; không suy ra trực tiếp số biên chế từ điểm hoặc hệ số quy đổi SPCV.
Như vậy, danh mục SPCV tạo điều kiện liên thông dữ liệu giữa giao việc, đánh giá công chức và rà soát vị trí việc làm: vị trí việc làm xác định phạm vi trách nhiệm; sản phẩm đầu ra là căn cứ theo dõi kết quả; dữ liệu khối lượng công việc được kiểm chứng hỗ trợ nghiên cứu nhu cầu nhân lực. Việc theo dõi sản lượng, chất lượng, thời hạn, khối lượng tồn đọng và mức độ đáp ứng năng lực còn giúp NHNN chuẩn bị thông tin cho việc nghiên cứu phương án nhân lực, biên chế giai đoạn 2027–2031. Danh mục SPCV không phải là căn cứ duy nhất để xác định biên chế và cũng không thay thế hồ sơ kê khai theo Hướng dẫn số 07-HD/BTCTW.
Đối với triển khai Kết luận số 107-KL/TW và Hướng dẫn số 07-HD/BTCTW, có thể tham khảo cách NHNN đối chiếu nhiệm vụ với công việc và sản phẩm đầu ra, kết hợp danh mục dùng chung và đặc thù, đồng thời tổ chức rà soát nhiều cấp trước khi sử dụng dữ liệu. Tuy nhiên, bảng phân nhóm N1–N5 và hệ số quy đổi trong hồ sơ NHNN là công cụ của cơ chế đánh giá sản phẩm công việc; không thay thế cách phân loại mức độ phức tạp, thống kê thời gian và phương pháp xác định nhu cầu nhân lực trong bộ biểu theo Hướng dẫn 07. Việc đề xuất vị trí việc làm và biên chế phải tiếp tục đối chiếu chức năng, nhiệm vụ, khối lượng, tần suất, thời gian tác nghiệp đã kiểm chứng, yêu cầu năng lực và điều kiện tổ chức thực hiện.
Quá trình xây dựng danh mục cũng tạo điều kiện rà soát chức năng, nhiệm vụ và phân công công việc, phát hiện nội dung chồng chéo, trùng lặp, qua đó góp phần thực hiện phương châm “6 rõ”: rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm, rõ sản phẩm, rõ thời gian và rõ kết quả.
5. Bài học kinh nghiệm và kiến nghị
Từ thực tiễn triển khai tại NHNN, có thể rút ra một số bài học trong quá trình xây dựng danh mục SPCV.
Một là, phương pháp phải được chuẩn hóa ngay từ khâu kê khai. Việc thống nhất biểu mẫu, chỉ cho phép chọn nhóm phức tạp và khoảng thời gian từ danh sách định sẵn, tập huấn đồng bộ cho lãnh đạo và công chức đầu mối giúp hạn chế sai sót và giảm đáng kể thời gian chỉnh sửa ở khâu tổng hợp.
Hai là, lấy sản phẩm đầu ra làm đơn vị quản lý và phân nhóm mức độ phức tạp theo sản phẩm, không theo người thực hiện; kết hợp ba tiêu chí tính chất công việc, đặc điểm sản phẩm và cấp độ vị trí việc làm để phân nhóm khách quan.
Ba là, kết hợp xây dựng từ cơ sở với chuẩn hóa tập trung, lựa chọn cách làm phù hợp với từng khối: “từ dưới lên” đối với đơn vị có chức năng đặc thù, “thư viện dùng chung” đối với các đơn vị có chức năng tương đồng.
Bốn là, coi danh mục là công cụ “động”, gắn trách nhiệm tập thể lãnh đạo khi ban hành và định kỳ rà soát, hiệu chỉnh khi nhiệm vụ thay đổi hoặc phát sinh bất cập.
Năm là, thiết kế danh mục theo hướng “một nguồn dữ liệu – nhiều mục đích sử dụng”. Xây dựng danh mục ngay từ đầu với cấu trúc dữ liệu chuẩn (nhiệm vụ, công việc, sản phẩm, đơn vị tính, thời gian thực hiện, vị trí việc làm) giúp cùng một nguồn dữ liệu phục vụ đồng thời đánh giá công chức, xây dựng đề án vị trí việc làm và xác định biên chế, tránh kê khai lặp lại nhiều lần.
Bên cạnh kết quả về phương pháp tổ chức, một số nội dung cần tiếp tục hoàn thiện. Định mức thời gian và hệ số quy đổi ban đầu chủ yếu dựa trên ước lượng, cần kiểm định bằng dữ liệu vận hành thực tế; các sản phẩm tham mưu chiến lược, nghiên cứu, dự báo khó phản ánh đầy đủ hàm lượng trí tuệ chỉ qua thời gian thực hiện; việc lượng hóa cũng có thể phát sinh nguy cơ chia nhỏ sản phẩm để tăng điểm hoặc gia tăng thủ tục ghi nhận. Từ thực tiễn đó, NHNN kiến nghị: (i) sơ kết sau một đến hai quý vận hành, kiểm tra và hiệu chỉnh định mức thời gian, hệ số quy đổi; (ii) nghiên cứu sử dụng danh mục SPCV và số liệu sản lượng từ phần mềm như nguồn đầu vào cho các biểu nghiệp vụ theo Hướng dẫn số 07-HD/BTCTW, trong đó khi xác định nhu cầu nhân lực chỉ sử dụng sản lượng và thời gian tác nghiệp thực tế đã kiểm chứng, tách biệt với hệ số nhóm và điểm đánh giá; (iii) kết nối phần mềm đánh giá với hệ thống quản lý văn bản, giao việc để giảm nhập liệu thủ công và tăng khả năng kiểm chứng sản phẩm.
Các danh mục kèm theo cũng cho thấy một số nội dung cần được rà soát khi chuyển sang sử dụng dữ liệu liên thông: thống nhất tên sản phẩm và đơn vị tính giữa các đơn vị; phân biệt sản phẩm trung gian với kết quả cuối cùng để tránh đếm trùng; kiểm chứng thời gian bình quân bằng số liệu tác nghiệp; và rà soát riêng công việc phát sinh, không thường xuyên hoặc có tính nghiên cứu, dự báo. Đây là những điều kiện quan trọng để kinh nghiệm lập danh mục thực sự hỗ trợ việc rà soát vị trí việc làm, thay vì chỉ phục vụ chấm điểm sản phẩm.
Xây dựng danh mục SPCV là một bước chuyển trong cách tổ chức quản lý công việc: từ mô tả nhiệm vụ khái quát sang xác định sản phẩm đầu ra, từ nhận xét chủ yếu định tính sang sử dụng thêm dữ liệu kiểm chứng. Thực tiễn triển khai tại NHNN cho thấy giá trị của việc phân rã nhiệm vụ, chuẩn hóa tên gọi và đơn vị tính, phân nhóm tính chất công việc và tổ chức rà soát thống nhất trong toàn hệ thống. Đây là kinh nghiệm có thể nghiên cứu, tham khảo trong quá trình triển khai Kết luận số 107-KL/TW và Hướng dẫn số 07-HD/BTCTW, với yêu cầu phân biệt rõ công cụ đánh giá sản phẩm công việc với phương pháp xác định vị trí việc làm, nhu cầu nhân lực và biên chế theo quy định.
